¿Organizadores o expositores?

Los profesionales tenemos la oportunidad de presentar nuestros productos y servicios, en jornadas de exposiciones monográficas, Ferias y otros eventos.

Además tenemos congresos únicamente de profesionales de los que hablaremos en otra ocasión.

Las ferias de productos y servicios, en nuestro sector, tienen una característica qu

e no se produce en otras profesiones. Y es que somos ORGANIZADORES de este tipo de jornadas, y EXPOSITORES de las mismas. Las observamos cómo Staff y cómo clientes. Es cómo si un vendedor de coches le vendiese un coche a su compañero de trabajo. No encontraremos un cliente más exigente, y por supuesto vender humo es una apuesta abocada al fracaso.

Esta característica, nos hace interesarnos tanto por el beneficio obtenido como expositores y como organizadores:

• GRANDES FERIAS NACIONALES DE MUESTRAS. Son las grandes convocatorias anuales del sector. Acuden una gran cantidad de expositores y son necesarias infraestructuras preparadas para el acceso de grandes mercancias, medidas de seguridad y conectividad muy importantes, además de una amplia labor de comercialización. El beneficio que obtienen sus organizadores proviene del alquiler del espacio. Por su parte los expositores acuden porque es la mejor ventana al mercado nacional. Cómo son ferias caras, si como expositor no tenemos una capacidad importante de trabajo, no compensa asistir.

• JORNADAS DE PUERTAS ABIERTA. Lo convocan espacios que venden sus servicios al mismo cliente que nosotros (en el caso anterior, los pabellones feriales se dirijen a profesionales únicamente). Por lo tanto el organizador obtiene su beneficio de dar a conocer el lugar de la convocatoria. Los expositores pueden presentar sus servicios a clientes directos, pero también son elemento de reclamo y valor añadido para el propio espacio. Eso se tiene que notar a la hora de poner un precio a nuestra participación.

• PEQUEÑAS FERIAS LOCALES. En ocasiones, una empresa o profesional de la organización de eventos, busca un espacio dónde llevar a expositores. El espacio dónde se celebra y los expositores son clientes de la empresa organizadora, que obtiene su beneficio de lo que le pagan los expositores y lo que no le cobra el espacio (que tiene gastos de personal, acondicionamiento, y pequeñas viandas)

En los 3 casos planteados, el éxito para TODOS, reside en el poder de la convocatoria del organizador. Incluso en el caso de no obtener un beneficio directo de los visitantes (cuando no se cobra entrada o cuando la organizadora no expone como proveedor), la posibilidad de repetir futuras ediciones, se sustenta en esa asistencia. en el poder de la convocatoria.

Cómo expositores, discernir dónde acudir (no es posible estar en todas de modo que habrá que aplicar un filtro) nos exige un análisis de esa convocatoria. Incluso si no nos han facturado por participar, siempre hay un gasto de desplazamiento, papelería, decoración , dietas y tiempo invertido, por lo que tenemos que discriminar.

Estas son algunas de las métricas que debemos tener en cuenta:

• Medios utilizados para la difusión del evento.
• Sistema de confirmación de la asistencia.
• Cuantía de la inversión publicitaria.
• Entrega de ficheros de datos (convenientemente reglamentados para su uso, según la ley de protección de datos)
• Asistencia de medios, personas de influencia, etc.
• Análisis de la representación de nuestro sector (exclusividad ó número de expositores)
• Actividades paralelas a la exposición que atraigan a los visitantes.

Cómo expositores deberíamos tener capacidad de interlocución cercana y directa con los organizadores,  y preocuparnos por aportar creatividad e ideas que garanticen la afluencia de público.

Por último es conveniente hablar con expositores que hayan participado otros años en estos actos, para que nos trasladen su experiencia.

Es, sin duda, una oportunidad única para hablar directamente con nuestro cliente. No deberíamos de desaprovecharla, pero tampoco debemos confiar en cualquier convocatoria.